Thuê thiết bị họp trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí trong việc tổ chức cuộc họp, hội thảo. Nhờ vào các phần mềm công nghệ mà doanh nghiệp có thể dễ dàng tổ chức các cuộc họp, hội thảo dù ở rất xa nhau.
Vậy họp trực tuyến là gì? Doanh nghiệp có nên thuê thiết bị họp online thay vì mua mới hay không? Theo dõi bài viết của ShopDX để biết đâu là giải pháp họp trực tuyến giá rẻ tối ưu nhất trên thị trường 2023 nhé.
1. Thuê thiết bị họp trực tuyến bao gồm những hệ thống nào?
Để một cuộc họp trực tuyến diễn ra suôn sẻ mang lại hiệu quả tốt thì doanh nghiệp cần chuẩn bị các thiết bị sau:
1.1 Hệ thống thiết bị âm thanh
Để cuộc họp trở nên chuyên nghiệp, chỉn chu hơn thì cuộc họp cần trang bị hệ thống âm thanh chất lượng. Chúng có thể bao gồm micro, mixer điều chỉnh âm thanh, bộ amply và loa.
Tùy vào tính chất của cuộc họp mà có thể chọn micro cầm tay hoặc không dây và tùy vào quy mô số, số lượng người tham gia mà lắp đặt hệ thống âm thanh phù hợp.
1.2 Hệ thống thiết bị Laptop hoặc Desktop
Laptop và desktop sẽ được cài đặt sẵn các phần mềm trực tuyến như Zoom meeting, Microsoft Teams,…hoặc các nội dung cần có trong buổi họp. Các thiết bị bị máy tính cần có cấu hình đủ mạnh để sử dụng và tương tác với các phần mềm trực tuyến một cách mượt mà, trơn tru.
Hiện tại dịch vụ cho thuê thiết bị họp trực tuyến tại ShopDX có cho thuê máy tính đến từ thương hiệu Dell và Apple với cấu hình cực mạnh đảm bảo vận hành cuộc họp trơn tru.
>>> Xem ngay: Dịch vụ cho thuê laptop tphcm uy tín giá tốt
1.3 Bảng tương tác thông minh
Với các cuộc họp, hội nghị yêu cần có sự trình chiếu và tương tác giữa các điểm họp khác nhau thì việc trang bị một bảng tương tác thông minh là vô cùng cần thiết.
Màn hình bảng tương tác nên có kích thước lớn từ 50 – 70 inch để giúp người dùng dễ dàng quan sát. Bạn có thể thuê bảng tương tác thông minh giá rẻ tại ShopDX với mức giá ưu đãi tốt nhất thị trường.
1.4 Hệ thống đường truyền internet
Bởi vì là cuộc họp trực tuyến nên đường truyền internet là yếu tố vô cùng quan trọng. Để đủ điều kiện hiển thị hình ảnh, âm thanh và việc trình bày được tốt nhất thì đường truyền mạng cần có tốc độ tải và upload cực nhanh.
Các buổi họp trực tuyến hay hội nghị trực tuyến quan trọng thì yêu cầu cần có đường truyền internet có tốc độ download/upload trong nước ở mức 100Mbps và 6Mbps ở quốc tế.
1.5 Hệ thống phần mềm, chương trình họp trực tuyến
Các chương trình họp trực tuyến hiện nay thường được tổ chức thông qua các ứng dụng như Zoom Meeting, Google Meet, Microsoft Teams,…Các phần mềm này chúng ta có thể đăng ký gói giới hạn người tham gia: 100, 500, 1000 hoặc hơn thế nữa.
Để chọn lựa và mua đúng gói phù hợp, bạn cần lên kế hoạch và dự kiến được số lượng người tham gia bằng cách gửi form đăng ký hoặc gửi email xác nhận tham dự.
2. Quy trình thuê thiết bị họp trực tuyến nhanh chóng tại ShopDX
ShopDX tự tin là đơn vị cho thuê thiết bị họp trực tuyến chất lượng và uy tín hàng đầu Việt Nam. Khi đến với ShopDX, khách hàng sẽ được sử dụng dịch vụ với quy trình chuyên nghiệp và rõ ràng nhất. Dưới đây là quy trình cho thuê của ShopDX.
2.1 Liên hệ dịch vụ cho thuê thiết bị họp trực tuyến
Nếu bạn có nhu cầu thuê thiết bị họp trực tuyến thì có thể liên hệ với ShopDX qua các cách thức sau đây:
- Hotline: 0968 61 23 50
- Liên hệ chat Zalo
- Inbox Fanpage cửa hàng ShopDX
2.2 Tiếp nhận tư vấn
Các chuyên viên của ShopDX sẽ tiếp nhận mong muốn, nhu cầu thuê thiết bị của quý khách hàng.
Sau khi thu thập nhu cầu, mong muốn, hình thức cuộc họp cũng như khả năng tài chính của bạn, tư vấn viên sẽ đề xuất các thiết bị nên thuê kèm với gói thuê.
2.3 Gửi báo giá dịch vụ cho thuê thiết bị họp trực tuyến
Sau khi đã thống nhất về loại thiết bị, số lượng thờ gian thuê, ShopDX sẽ gửi bảng báo giá chi tiết dịch vụ cho thuê thiết bị họp trực tuyến. Bảng giá có thể tính linh hoạt theo ngày, tuần, tháng tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Bảng giá của chúng tôi luôn đảm bảo tính công khai, minh bạch nên bạn không cần phải lo lắng.
2.4 Trao đổi thống nhất hợp đồng cho thuê thiết bị họp trực tuyến
Sau khi trao đổi và thống nhất về bảng giá cùng với các dịch vụ hỗ trợ khác, tiếp theo chúng tôi sẽ tiến hành công việc soạn thảo hợp đồng cho thuê thiết bị họp online.
Hợp đồng chính thức sẽ bao gồm 2 bản: 1 cho khách hàng và 1 cho ShopDX. Tất cả điều khoản trong hợp đồng đều được cam kết soạn thảo rõ ràng và có sự đồng ý của bên thuê.
2.5 Thanh toán mức tiền cọc và ký hợp đồng cho thuê thiết bị họp trực tuyến
Nếu khách hàng không còn thắc mắc gì và hoàn toàn đồng ý với tất cả điều khỏan mà ShopDX đã đề ra thì 2 bên tiến hành ký hơp đồng.
Người thuê cần thanh tóa trước mức tiền cọc như đã thống nhất. Sau đó, ShopDX sẽ tiến hành ký hợp đồng thuê thiết bị.
2.6 ShopDX giao thiết bị đến tận nơi cho khách hàng
ShopDX sẽ tiến hành giao đầy đủ và đúng số lượng, loại thiết theo nhu cầu đến tận nơi cho khách hàng.
Nhân viên kỹ thuật sẽ đến tận nơi hỗ trợ lắp đặt, kiểm tra, hướng dẫn sử dụng. Nếu trong quá trình vận hành máy gặp lỗi, bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được hỗ trợ nhanh nhất.
2.7 Thanh lý hợp đồng cho thuê
Sau thời gian hết hạn cho thuê thiết bị họp trực tuyến, ShopDX sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng. Nhân viên kỹ thuật của chúng tôi sẽ đến tận nơi để tháo gỡ, thu hồi hệ thống thiết bị đã cho thuê. Sau khi kiểm tra, hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng, thanh toán số tiền còn lại.
2.8 Tiếp nhận phản hồi và cải thiện dịch vụ
Với mong muốn cung cấp đến quý khách hàng dịch vụ cho thiết bị họp trực tuyến tốt nhất, ShopDX sẵn sàng tiếp nhận mọi phản hồi, đánh giá trải nghiệm dịch vụ qua Fanpage, Zalo hoặc hotline.
Tất cả quy trình thuê thiết bị tại ShopDX đều được thực hiện nhanh chóng, chuyên nghiệp và nhận đánh giá tích cực từ nhiều khách hàng.
3. Vì sao doanh nghiệp có xu hướng thuê thiết bị họp trực tuyến thay vì mua mới?
Xu hướng họp trực tuyến ngày càng tăng cao bởi vì những lợi ích về chi phí, sự thuận tiện mà nó mang lại. Thay vì phải bỏ ra một khoản chi phí vô cùng lớn để đầu tư vào thiết bị và đào tạo sử dụng thì khách hàng có thể thuê thiết bị họp trực tuyến. Khi sử dụng dịch vụ thuê thiết bị hay các giải pháp họp trực tuyến giá rẻ bạn sẽ được:
- Tối ưu chi phí đầu tư: Doanh nghiệp không cần tốn qua nhiều chi phí cho việc di chuyển, thuê phòng họp, chi phí đầu tư thiết bị,…
- Tiết kiệm thời gian: Cuộc họp tổ chức nhanh chóng mà không cần tốn quá nhiều thời gian vào việc lắp đặt thiết bị, di chuyển.
- Họp bất kể thời điểm nào: Doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp bất kỳ nơi đâu tại bất kỳ thời gian nào.
- Lưu trữ nội dung cuộc họp: Khi cuộc họp kết thúc, nội dung cuộc họp sẽ được tự động lưu trữ cho phép người dung có thể xem lại nội dung trao đổi bất kể lúc nào.
- Bảo mật cao: Dịch vụ cho thuê thiết bị phòng họp chỉ cho phép người dùng được chỉ định truy cập vào cuộc họp. Vậy nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm những thông tin cơ mật kinh doanh không bao giờ bị rò rỉ.
- Chất lượng âm thanh, hình ảnh chất lượng: Chất lượng về âm thanh và hình ảnh chân thực, sắc nét. Đảm bảo người dùng có thể theo dõi và nắm rõ được tình hình cuộc họp một cách thực tế nhất.
Bên cạnh đó, dịch vụ thuê thiết bị họp trực tuyến có thể áp dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Không chỉ được dùng trong các cuộc họp của doanh nghiệp, dịch vụ thuê còn phù hợp với việc: Học online, hội thảo, đào tạo chuyên ngành,…
4. Khi nào nên thuê thiết bị họp trực tuyến?
Với sự phát triển của thời đại công nghệ 4.0 và ảnh hưởng của dịch covid, hình thức họp trực tuyến đã trở thành một xu hướng làm việc, học tập hot nhất hiện nay. Có thế nói, bất cứ ngành nghề, lĩnh vực, sự kiện nào cũng có thể áp dụng hình thức họp qua mạng.
Sau đây là những thời điểm, sự kiện mà bạn có thể thuê thiết bị họp từ xa:
- Khi công ty có hội nghị, giao ban, trao đổi công việc giữa các đơn vị có khoảng các địa lý xa nhau.
- Khi trao cần đổi thông tin, tài liệu của các nhóm làm việc chung.
- Tổ chức dạy và học trực tuyến theo mô hình E-learning
- Khi cần trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh chất lượng.
Với mỗi lĩnh vực, dịch vụ tho thuê thiết bị họp trực tuyến luôn là lựa chọn hàng đầu khoảng cách giữa các điểm liên lạc quá xa, không thuận để di chuyển và trực tiếp gặp mặt để trao đổi công việc.
5. Thông tin tổng quan về họp trực tuyến
Để hiểu rõ hơn về họp trực tuyến là gì cũng như các hình thức họp trực tuyến được các doanh nghiệp, tổ chức dùng nhiều nhất hiện nay thì hãy tiếp tục theo dõi bài viết của ShopDX nhé!
5.1 Họp trực tuyến là gì?
Họp trực tuyến là hình thức họp thông qua các thiết bị máy tính, laptop, Smartphone hoặc các thiết bị chuyên dụng thông qua môi trường internet/PSTN.
Cuộc họp được tổ chức bằng cách sử dụng các phần mềm như: Zoom Meeting, Google Meet, Microsoft Teams,…Trên các nền tảng này, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ các thông tin dữ liệu, đàm thoại trực tiếp hoặc chat văn bản,…với chất lượng hình ảnh và âm thanh rõ ràng.
3 hình thức họp trực tuyến phổ biến và được doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất là: họp thông qua thiết bị hội nghị truyền hình, họp trực tuyến qua điện thoại di động và họp qua phòng họp ảo. Theo dõi bài viết để tìm ra ưu, nhược điểm của từng loại.
5.2 Các hình thức họp trực tuyến phổ biến nhất 2023
Họp trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình
Họp trực tuyến hội nghị là hình thức sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng kết hợp cùng phần mềm để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác. Tất cả các công việc, hành động đều được thực hiện thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN.
Giải pháp này tốn kém nhất vì doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống phần cứng chuyên nghiệp cho tất cả các điểm hội nghị, bao gồm chi phí thiết bị và vận hành.
Ưu điểm:
- Kết nối được nhiều người, nhiều địa điểm
- Có chức năng trình chiếu, chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh và âm thanh hoàn hảo.
- Tạo độ chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả cao nhất.
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị cho toàn thể nhân viên thời điểm ban đầu. Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ cho thuê thiết bị họp trực tuyến để cắt giảm chi phí
Họp trực tuyến qua điện thoại di động
Chúng đơn thuần là hội nghị âm thanh thông qua thiết bị điện thoại di động, người tham gia trao đổi trực tiếp bằng lời nói. Nhìn chung, nó giống như trao đổi điện thoại thông thường nhưng họp trực tuyến sẽ được trang bị các thiết bị chuyên nghiệp hơn với micro độ nhạy cao, bán kính giao tiếp rộng (>5m), có hệ thống loa và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.
Ưu điểm: Chi phí rẻ, chỉ khoảng vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại.
Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, người gia không xem được mặt đồng nghiệp, đối tác.
Họp trực tuyến qua phòng họp ảo
Họp trực tuyến qua phòng họp ảo là hình thức cuộc gọi video trên các phần mềm/web chat trực tuyến, miễn phí như Skype, Hangout…Tuy nhiên, các chức năng của các ứng dụng còn khá hạn chế hoặc giới hạn thời gian gọi.
Cho dù bạn có thể trả phí để toàn quyền sử dụng tất cả các chức năng nhưng chúng vẫn không đủ để đáp ứng cho một cuộc họp hội nghị quan trọng, đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao.
Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp,
Nhược điểm:
- Không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp.
- Giới hạn người tham gia, thời gian cuộc họp.
- Hình ảnh và chất lượng âm thanh kém.
- Dễ bị ngắt quãng, ảnh hưởng bởi đường truyền mạng.
6. Kinh nghiệm khi thuê thiết bị họp trực tuyến cần lưu ý
Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu thuê thiết bị họp trực tuyến thì cần lưu ý một số vấn đề về số người tham gia, giá thuê, đơn vị cho thuê và các bước kiểm tra tình trạng thiết bị.
- Xác định số lượng người tham gia
Bạn cần xác định được số người tham dự buổi họp để có thể chọn gói thuê hợp lý, tránh lãng phí ngân sách.
Bên cạnh đó, việc xác định chính xác số người tham gia và cung cấp thông tin cho đơn vị cung cấp dịch vụ thuê thiết bị họp online giá rẻ để họ có thể chuẩn bị chu đáo nhất.
Ví dụ: Cần trang bị bao nhiêu laptop cá nhân để đủ với số lượng người tham gia? Webcam đặt góc nào thì có thể quan sát được hết tất cả mọi người?
- Tham khảo giá thuê thiết bị họp trực tuyến của nhiều đơn vị
Trước khi đưa ra quyết định có nên thuê hay không thì bạn cần tham khảo giá cả giữa các đơn vị và làm việc chi tiết với bên cho thuê.
Hiện nay với sự phổ biến của dịch vụ thuê thiết bị họp trực tuyến do đó mức giá thuê vô cùng đa dạng. Bạn cần tham khảo giá trước và lựa chọn đơn vị có mức giá phù hợp với tài chính doanh nghiệp.
- Lựa chọn đơn vị cho thuê uy tín
Bạn nên tìm kiếm đơn vị có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này. Đồng thời tham khảo ý kiến của đối tác, khách hàng – những người đã từng sử dụng dịch vụ để tìm được nơi uy tín và có âm nhất.
- Kiểm tra trước và sau khi bàn giao thiết bị họp trức tuyến
Doanh nghiệp nên tiến hành đồng kiểm tra trước và sau khi bàn giao thiết bị với bên cho thuê thiết bị họp trực tuyến. Cụ thể, bạn nên kiểm tra kỹ kết nối internet,tình trạng hoạt động của thiết bị để tránh gặp trục trặc hoặc những thiệt hại không đáng có
7. ShopDX – Đơn vị cung cấp giải pháp họp trực tuyến giá rẻ uy tín chuyên nghiệp
Nếu bạn đang tìm kiếm 1 đơn vị cho thuê thiết bị họp trực tuyến uy tín, tận tâm thì ShopDX là lựa chọn hàng đầu. Không chỉ là nơi cho thuê, ShopDX còn là cung cấp các thiết bị họp trực tuyến chất lượng, đa dạng sản phẩm nhất hiện nay.
Tại ShopDX, doanh nghiệp có thể lựa chọn các dịch vụ sau:
- Cho thuê máy tính PC, laptop
- Thuê Cloud server
- Thuê phòng họp ảo an toàn, bảo mật
Khi thuê thiết bị phòng họp tại ShopDX, đơn vị cam kết:
- Đa dạng cấu hình cho mọi lĩnh vực: y tế, hội nghị, giáo dục, văn phòng,…
- Đa dạng thiết bị máy: máy tính Dell/Apple, máy tính bảng, bảng tương tác thông minh
- Chi phí thấp – Thời gian xử lý dịch vụ trong vòng 2h.
- Hỗ trợ lắp đặt thiết bị, đảm bảo cuộc họp, hội nghị được diễn ra thông suốt, hạn chế sự số phát sinh.
- Việc sử dụng và thuê thiết bị họp trực tuyến rất cần thiết và tiết kiệm cho doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng các giải pháp họp trực tuyến bạn cần lưu ý một số điều như trên bài viết của Công nghệ 24h ShopDX. Để chuẩn bị cuộc họp trực tuyến chất lượng, hãy liên hệ ngay với ShopDX để được cung cấp giải pháp tốt nhất
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Trang Bán hàng trực tuyến ShopDX – MỘT NƠI duy nhất phục vụ chăm sóc TRỌN vòng đời sản phẩm
- Website: shopdx.vn
- Văn phòng: Tòa nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên phần mềm Quang Trung, P.Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp.Hồ Chí Minh
- Hotline: 1900282581
- Số điện thoại: 0968612350
- Email: [email protected]
- Hệ thống cửa hàng:
23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
26 Yên Lãng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, TP. Hà Nội
36 Hàm Nghi, Phường Thạc Gián, Quận Thanh Khê, TP. Đà Nẵng
211/2 Nguyễn Văn Linh, Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
Liên hệ ngay ShopDX với địa chỉ bên dưới hoặc gọi đến hotline 0968612350 để nhận được tư vấn thuê thiết bị họp trực tuyến tốt nhất.
