Thuê thiết bị họp trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí trong việc tổ chức cuộc họp, hội thảo. Nhờ vào các phần mềm công nghệ mà doanh nghiệp có thể dễ dàng tổ chức các cuộc họp, hội thảo dù ở rất xa nhau.
Vậy họp trực tuyến là gì? Doanh nghiệp có nên thuê thiết bị họp online thay vì mua mới hay không?
1. Thuê thiết bị họp trực tuyến bao gồm những hệ thống nào?
Để một cuộc họp trực tuyến diễn ra suôn sẻ mang lại hiệu quả tốt thì doanh nghiệp cần chuẩn bị các thiết bị sau:
1.1 Hệ thống thiết bị âm thanh
Để cuộc họp trở nên chuyên nghiệp, chỉn chu hơn thì cuộc họp cần trang bị hệ thống âm thanh chất lượng. Chúng có thể bao gồm micro, mixer điều chỉnh âm thanh, bộ amply và loa.
Tùy vào tính chất của cuộc họp mà có thể chọn micro cầm tay hoặc không dây và tùy vào quy mô số, số lượng người tham gia mà lắp đặt hệ thống âm thanh phù hợp.
1.2 Hệ thống thiết bị Laptop hoặc Desktop
Laptop và desktop sẽ được cài đặt sẵn các phần mềm trực tuyến như Zoom meeting, Microsoft Teams,…hoặc các nội dung cần có trong buổi họp. Các thiết bị bị máy tính cần có cấu hình đủ mạnh để sử dụng và tương tác với các phần mềm trực tuyến một cách mượt mà, trơn tru.
>>> Xem ngay: Dịch vụ cho thuê laptop tphcm uy tín giá tốt
1.3 Bảng tương tác thông minh
Với các cuộc họp, hội nghị yêu cần có sự trình chiếu và tương tác giữa các điểm họp khác nhau thì việc trang bị một bảng tương tác thông minh là vô cùng cần thiết.
1.4 Hệ thống đường truyền internet
Bởi vì là cuộc họp trực tuyến nên đường truyền internet là yếu tố vô cùng quan trọng. Để đủ điều kiện hiển thị hình ảnh, âm thanh và việc trình bày được tốt nhất thì đường truyền mạng cần có tốc độ tải và upload cực nhanh.
Các buổi họp trực tuyến hay hội nghị trực tuyến quan trọng thì yêu cầu cần có đường truyền internet có tốc độ download/upload trong nước ở mức 100Mbps và 6Mbps ở quốc tế.
1.5 Hệ thống phần mềm, chương trình họp trực tuyến
Các chương trình họp trực tuyến hiện nay thường được tổ chức thông qua các ứng dụng như Zoom Meeting, Google Meet, Microsoft Teams,…Các phần mềm này chúng ta có thể đăng ký gói giới hạn người tham gia: 100, 500, 1000 hoặc hơn thế nữa.
Để chọn lựa và mua đúng gói phù hợp, bạn cần lên kế hoạch và dự kiến được số lượng người tham gia bằng cách gửi form đăng ký hoặc gửi email xác nhận tham dự.
3. Vì sao doanh nghiệp có xu hướng thuê thiết bị họp trực tuyến thay vì mua mới?
Xu hướng họp trực tuyến ngày càng tăng cao bởi vì những lợi ích về chi phí, sự thuận tiện mà nó mang lại. Thay vì phải bỏ ra một khoản chi phí vô cùng lớn để đầu tư vào thiết bị và đào tạo sử dụng thì khách hàng có thể thuê thiết bị họp trực tuyến. Khi sử dụng dịch vụ thuê thiết bị hay các giải pháp họp trực tuyến giá rẻ bạn sẽ được:
- Tối ưu chi phí đầu tư: Doanh nghiệp không cần tốn qua nhiều chi phí cho việc di chuyển, thuê phòng họp, chi phí đầu tư thiết bị,…
- Tiết kiệm thời gian: Cuộc họp tổ chức nhanh chóng mà không cần tốn quá nhiều thời gian vào việc lắp đặt thiết bị, di chuyển.
- Họp bất kể thời điểm nào: Doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp bất kỳ nơi đâu tại bất kỳ thời gian nào.
- Lưu trữ nội dung cuộc họp: Khi cuộc họp kết thúc, nội dung cuộc họp sẽ được tự động lưu trữ cho phép người dung có thể xem lại nội dung trao đổi bất kể lúc nào.
- Bảo mật cao: Dịch vụ cho thuê thiết bị phòng họp chỉ cho phép người dùng được chỉ định truy cập vào cuộc họp. Vậy nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm những thông tin cơ mật kinh doanh không bao giờ bị rò rỉ.
- Chất lượng âm thanh, hình ảnh chất lượng: Chất lượng về âm thanh và hình ảnh chân thực, sắc nét. Đảm bảo người dùng có thể theo dõi và nắm rõ được tình hình cuộc họp một cách thực tế nhất.
Bên cạnh đó, dịch vụ thuê thiết bị họp trực tuyến có thể áp dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Không chỉ được dùng trong các cuộc họp của doanh nghiệp, dịch vụ thuê còn phù hợp với việc: Học online, hội thảo, đào tạo chuyên ngành,…
4. Khi nào nên thuê thiết bị họp trực tuyến?
Với sự phát triển của thời đại công nghệ 4.0 và ảnh hưởng của dịch covid, hình thức họp trực tuyến đã trở thành một xu hướng làm việc, học tập hot nhất hiện nay. Có thế nói, bất cứ ngành nghề, lĩnh vực, sự kiện nào cũng có thể áp dụng hình thức họp qua mạng.
Sau đây là những thời điểm, sự kiện mà bạn có thể thuê thiết bị họp từ xa:
- Khi công ty có hội nghị, giao ban, trao đổi công việc giữa các đơn vị có khoảng các địa lý xa nhau.
- Khi trao cần đổi thông tin, tài liệu của các nhóm làm việc chung.
- Tổ chức dạy và học trực tuyến theo mô hình E-learning
- Khi cần trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh chất lượng.
Với mỗi lĩnh vực, dịch vụ tho thuê thiết bị họp trực tuyến luôn là lựa chọn hàng đầu khoảng cách giữa các điểm liên lạc quá xa, không thuận để di chuyển và trực tiếp gặp mặt để trao đổi công việc.
5. Thông tin tổng quan về họp trực tuyến
Để hiểu rõ hơn về họp trực tuyến là gì cũng như các hình thức họp trực tuyến được các doanh nghiệp, tổ chức dùng nhiều nhất hiện nay thì hãy tiếp tục theo dõi bài viết của ShopDX nhé!
5.1 Họp trực tuyến là gì?
Họp trực tuyến là hình thức họp thông qua các thiết bị máy tính, laptop, Smartphone hoặc các thiết bị chuyên dụng thông qua môi trường internet/PSTN.
Cuộc họp được tổ chức bằng cách sử dụng các phần mềm như: Zoom Meeting, Google Meet, Microsoft Teams,…Trên các nền tảng này, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ các thông tin dữ liệu, đàm thoại trực tiếp hoặc chat văn bản,…với chất lượng hình ảnh và âm thanh rõ ràng.
3 hình thức họp trực tuyến phổ biến và được doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất là: họp thông qua thiết bị hội nghị truyền hình, họp trực tuyến qua điện thoại di động và họp qua phòng họp ảo. Theo dõi bài viết để tìm ra ưu, nhược điểm của từng loại.
5.2 Các hình thức họp trực tuyến phổ biến nhất 2023
Họp trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình
Họp trực tuyến hội nghị là hình thức sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng kết hợp cùng phần mềm để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác. Tất cả các công việc, hành động đều được thực hiện thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN.
Giải pháp này tốn kém nhất vì doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống phần cứng chuyên nghiệp cho tất cả các điểm hội nghị, bao gồm chi phí thiết bị và vận hành.
Ưu điểm:
- Kết nối được nhiều người, nhiều địa điểm
- Có chức năng trình chiếu, chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh và âm thanh hoàn hảo.
- Tạo độ chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả cao nhất.
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị cho toàn thể nhân viên thời điểm ban đầu. Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ cho thuê thiết bị họp trực tuyến để cắt giảm chi phí
Họp trực tuyến qua điện thoại di động
Chúng đơn thuần là hội nghị âm thanh thông qua thiết bị điện thoại di động, người tham gia trao đổi trực tiếp bằng lời nói. Nhìn chung, nó giống như trao đổi điện thoại thông thường nhưng họp trực tuyến sẽ được trang bị các thiết bị chuyên nghiệp hơn với micro độ nhạy cao, bán kính giao tiếp rộng (>5m), có hệ thống loa và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.
Ưu điểm: Chi phí rẻ, chỉ khoảng vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại.
Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, người gia không xem được mặt đồng nghiệp, đối tác.
Họp trực tuyến qua phòng họp ảo
Họp trực tuyến qua phòng họp ảo là hình thức cuộc gọi video trên các phần mềm/web chat trực tuyến, miễn phí như Skype, Hangout…Tuy nhiên, các chức năng của các ứng dụng còn khá hạn chế hoặc giới hạn thời gian gọi.
Cho dù bạn có thể trả phí để toàn quyền sử dụng tất cả các chức năng nhưng chúng vẫn không đủ để đáp ứng cho một cuộc họp hội nghị quan trọng, đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao.
Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp,
Nhược điểm:
- Không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp.
- Giới hạn người tham gia, thời gian cuộc họp.
- Hình ảnh và chất lượng âm thanh kém.
- Dễ bị ngắt quãng, ảnh hưởng bởi đường truyền mạng.
6. Kinh nghiệm khi thuê thiết bị họp trực tuyến cần lưu ý
Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu thuê thiết bị họp trực tuyến thì cần lưu ý một số vấn đề về số người tham gia, giá thuê, đơn vị cho thuê và các bước kiểm tra tình trạng thiết bị.
- Xác định số lượng người tham gia
Bạn cần xác định được số người tham dự buổi họp để có thể chọn gói thuê hợp lý, tránh lãng phí ngân sách.
Bên cạnh đó, việc xác định chính xác số người tham gia và cung cấp thông tin cho đơn vị cung cấp dịch vụ thuê thiết bị họp online giá rẻ để họ có thể chuẩn bị chu đáo nhất.
Ví dụ: Cần trang bị bao nhiêu laptop cá nhân để đủ với số lượng người tham gia? Webcam đặt góc nào thì có thể quan sát được hết tất cả mọi người?
- Tham khảo giá thuê thiết bị họp trực tuyến của nhiều đơn vị
Trước khi đưa ra quyết định có nên thuê hay không thì bạn cần tham khảo giá cả giữa các đơn vị và làm việc chi tiết với bên cho thuê.
Hiện nay với sự phổ biến của dịch vụ thuê thiết bị họp trực tuyến do đó mức giá thuê vô cùng đa dạng. Bạn cần tham khảo giá trước và lựa chọn đơn vị có mức giá phù hợp với tài chính doanh nghiệp.
- Lựa chọn đơn vị cho thuê uy tín
Bạn nên tìm kiếm đơn vị có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này. Đồng thời tham khảo ý kiến của đối tác, khách hàng – những người đã từng sử dụng dịch vụ để tìm được nơi uy tín và có âm nhất.
- Kiểm tra trước và sau khi bàn giao thiết bị họp trức tuyến
Doanh nghiệp nên tiến hành đồng kiểm tra trước và sau khi bàn giao thiết bị với bên cho thuê thiết bị họp trực tuyến. Cụ thể, bạn nên kiểm tra kỹ kết nối internet,tình trạng hoạt động của thiết bị để tránh gặp trục trặc hoặc những thiệt hại không đáng có
