Máy in là một thiết bị đặc biệt hữu ích, và được sử dụng chủ yếu trong môi trường văn phòng, công sở để đáp ứng nhu cầu sao chép, in ấn các ấn phẩm của nhiều bộ phận khác nhau. Máy in văn phòng được các doanh nghiệp và tập đoàn, thậm chí các công ty quan tâm vì mức độ quan trọng của nó.
Tùy vào mục đích sử dụng và khả năng của máy in mà các ấn phẩm được cho ra lò sẽ khác nhau. Và không phải loại máy in nào cũng có thể đáp ứng được nhu cầu của bạn. Hãy cùng Ungdungso.vn xem xét những yếu tố giúp lựa chọn một chiếc máy in văn phòng giá rẻ tốt nhất hiện nay đúng theo yêu cầu trước khi xuống tiền sắm đồ nhé.
1. Máy in văn phòng là gì?
Máy in hay máy in văn phòng có thể được hiểu đơn giản là một thiết bị có khả năng hiển thị một nội dung đã được soạn thảo hay thiết kế lên một bề mặt khác như giấy, vải,…. Để thể hiện được nội dung lên trên một mặt phẳng khác, các nội dung này sẽ được xử lý bằng một phương pháp in bên trong thân máy.
2. Máy in bao gồm những loại nào? Ưu và nhược điểm từng loại
Không phải ai cũng biết máy in văn phòng cũng rất đa dạng về chủng loại chứ không chỉ là một hay hai loại. Với mỗi nhu cầu sử dụng, bạn sẽ cần một loại máy in riêng. Có thể một vài loại máy in vẫn đáp ứng được nhiều nhu cầu in ấn khác nhau của bạn, nhưng kết quả đầu ra sẽ không quá tối ưu so với một loại máy in chuyên biệt.
2.1 Máy in laser
Máy in laser hoạt động dựa trên nguyên tắc sử dụng tia laser chiếu lên một trống từ. Trống từ quay qua ống mực để mực được hút vào trống. Cùng lúc đó, giấy chuyển động qua trống và mực sẽ bám lên giấy. Cuối cùng, giấy sẽ được sấy khô trước khi được đưa ra bên ngoài.
Ưu điểm:
- Tốc độ sẽ là đặc điểm đầu tiên nhận thấy rõ nếu như khối lượng in lớn.
- Bản in cho ra sẽ có hình ảnh đẹp, phù hợp để in văn bản tại văn phòng. Ngoài ra, máy còn xử lý phông chữ kích thước nhỏ khá tốt.
- Khi hết mực, máy in laser có thể nạp lại mực nhiều lần mà không cần phải thay trống mực.
- Giá cho bản in của máy in laser sẽ rẻ hơn so với giá của bản in từ máy in phun vì lượng mực được sử dụng cho một lần in thấp hơn so với máy in phun.
Nhược điểm:
- Thời gian khởi động máy khá lâu.
- Chi phí đầu tư ban đầu cao.
- Nếu không được bảo quản đúng cách sẽ dễ xảy ra tình trạng rò rỉ mực.
- Một số loại giấy in sẽ không được xử lý tốt bởi máy in laser.
- Những hình ảnh phức tạp, có độ chi tiết cao sẽ khó được xử lý mịn màng.
- Máy in laser có khối lượng và kích cỡ to hơn so với máy in phun.
2.2 Máy in phun
Máy in phun, hay còn được biết đến rộng rãi hơn với tên máy in kỹ thuật số, là một dạng máy in tạo ra hình ảnh kỹ thuật số bằng cách phun mực lên các bề mặt giấy, nhựa,… Đây là loại máy in được sử dụng phổ biến nhất và có nhiều mẫu mã cũng như giá cả khác nhau từ bình dân đến cao cấp.
Ưu điểm:
- Chất lượng và màu sắc các bản in từ máy in phun đều tốt hơn hẳn so với máy in laser.
- Chi phí đầu tư thấp, và mực in phun cũng rẻ hơn so với mực máy in laser.
- Có thể in trên nhiều loại giấy khác nhau, hay thậm chí dùng được trên một vài loại vải.
- Máy khởi động nhanh, không tốn nhiều thời gian.
- Mực in có thể được đổ vào, nạp lại và tái sử dụng nhiều lần, giúp giảm thải lượng chất thải ra môi trường bên ngoài, tiết kiệm chi phí đáng kể.
- Thiết kế nhỏ, gọn, phù hợp với môi trường làm việc vừa và nhỏ.
Nhược điểm:
- Ấn phẩm in từ máy in phun dễ bị hư hỏng khi gặp nước vì chất mực in về cơ bản là nước. Tình trạng này nếu kéo dài sẽ làm cho bản in mờ dần nếu không được bảo quản đúng cách.
- Hộp mực trong máy cần phải được làm sạch thường xuyên do mực hay bị thải ra ngoài nhiều.
- So với máy in laser, tốc độ in của máy in phun khá chậm.
- Ở chế độ Plain, máy sẽ in ra các văn bản bị mờ màu mực (màu mực xám).
- Công suất in của máy không cao và không được sử dụng để in số lượng lớn.
2.3 Máy in kim
Như cái tên, máy in kim sử dụng kim chấm qua một băng mực và làm mực hiện lên trên trang giấy in. Vì có tính năng in nhiều liên trên 1 lần, máy in kim thường được dùng để in hóa đơn VAT, hóa đơn xuất kho, hóa đơn nạp tiền/chuyển tiền ở các ngân hàng, bệnh viện hay cơ quan. Hiện tại, máy in kim chủ yếu xuất hiện ở các siêu thị để in các hóa đơn.
2.4 Máy in nhiệt
Không cần sử dụng mực, máy in nhiệt sử dụng công nghệ in nhiệt hiện đại trên các mẫu giấy in có bề mặt cảm nhiệt. Giấy in sẽ tự động chuyển màu (đen hoặc xanh) khi tiếp xúc với nhiệt độ cao. Máy in nhiệt thường được bắt gặp khi in hóa đơn quán cà phê, hóa đơn bán lẻ tại siêu thị, hóa đơn cho các đơn hàng online,…
3. Top 6 thương hiệu máy in văn phòng tốt nhất hiện nay
Trên thị trường, có rất nhiều loại máy in đến từ các thương hiệu khác nhau. Để có cái nhìn tổng quan hơn về thị trường máy in, hãy cùng Ungdungso.vn tổng hợp 6 thương hiệu máy in văn phòng tốt nhất hiện nay được các công ty, doanh nghiệp ưa chuộng.
3.1 Máy in văn phòng Brother
Brother là một ông lớn trong ngành in ấn có xuất xứ từ đất nước mặt trời mọc Nhật Bản. Hiện tại, Brother đang là nhãn hiệu hàng đầu cung cấp các sản phẩm chất lượng cao phục vụ cho in ấn và may thêu.
Brother đem đến 3 sự lựa chọn với 3 dòng máy in: máy in laser, máy in phun và máy in đa năng. Thiết kế gọn nhẹ, tinh tế, độ bền cực cao đi kèm với màu xám đặc trưng chính là những gì người dùng nhớ đến với các sản phẩm của Brother. Chỉ có 1 điểm đáng lưu ý là giá máy in Brother tương đối cao.
3.2 Máy in văn phòng HP
Nhiều người chưa biết, HP, tên viết tắt của Hewlett-Packard, là một ông lớn công nghệ đến từ xứ sở cờ hoa. Tập đoàn này hoạt động trong đa lĩnh vực, và ở mỗi lĩnh vực, họ đều có một chỗ đứng nhất định và khá vững chắc.
Máy in HP có 3 dòng cơ bản: máy in phổ thông – HP Deskjet, máy in kỹ thuật số – HP Envy và máy in văn phòng – HP Officejet. Như chính quốc gia mà nó đại diện, máy in HP luôn được trang bị những công nghệ tiên tiến nhất: khả năng kết nối cực kì mượt mà Bluetooth/Wifi, tốc độ in nhanh và chất lượng bản in có độ nét cao.
3.3 Thương hiệu máy in Canon
Thêm một ông lớn đến từ xứ sở hoa anh đào, Canon ban đầu hoạt động trong lĩnh vực hình ảnh, quang học với sản phẩm nổi tiếng nhất của họ là máy ảnh. Sau nhiều thập kỷ phát triển, sản phẩm của họ ngày càng được mở rộng và được công chúng đón nhận vô cùng tích cực.
Tại Việt Nam, sản phẩm Canon được người tiêu dùng chuộng nhất là dòng máy ảnh kỹ thuật số và máy in laser. Các sản phẩm Canon luôn mang đến sự đa dạng về mẫu mã, chủng loại cũng như giá bán cho từng phân khúc nhóm khách hàng khác nhau.
3.4 Máy in Epson
Thêm một cái tên đến từ Nhật Bản, ông lớn lâu năm trong làng công nghệ Epson.
Cũng như Canon, Epson mang đến cho người mua sự đa dạng về mẫu mã, chủng loại các dòng máy in. Epson luôn nghiên cứu và cải tiến các sản phẩm của mình sao cho tốt nhất để phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng.
3.5 Hãng máy in Ricoh
Ricoh, vẫn là một thương hiệu của xứ sở các samurai, một tập đoàn công nghệ chuyên cung cấp các thiết bị máy văn phòng với độ bền và chất lượng cao.
Máy in văn phòng Ricoh được rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn tại Việt Nam sử dụng vì chất lượng tốt cùng mức giá hợp lý.
3.6 Thương hiệu máy in Fuji Xerox
Fuji Xerox là một doanh nghiệp liên danh giữa 2 tập đoàn lớn đến từ 2 cường quốc công nghệ, Nhật Bản và Mỹ.
Máy in Fuji Xerox với thiết kế đơn giản, dễ dàng tháo lắp và thay thế các bộ phận khi cần.
4. Lựa chọn máy in văn phòng giá rẻ tốt nhất theo những tiêu chí nào?
Để lựa chọn được loại máy in văn phòng giá rẻ tốt nhất hiện nay cần chú ý những tiêu chí như nhu cầu, mục đích, kích thước, công suất và giá cả máy in.
Cụ thể như sau,
4.1 Nhu cầu sử dụng máy in
Việc lựa chọn máy in dựa theo nhu cầu sử dụng là vô cùng quan trọng và cần thiết. Chọn được mẫu máy phù hợp, bạn không chỉ tiết kiệm được chi phí đầu tư mà còn không phải bỏ phí những tính năng máy in có thể mang lại.
Bạn phải xác định được chỉ cần in trắng đen hay in màu; số lượng mỗi lần in; các chức năng của máy in có đủ để đáp ứng nhu cầu sử dụng hằng ngày của bạn không (copy, scan, fax,…)
4.2 Mục đích sử dụng máy in
Mục đích sử dụng máy in cũng quan trọng không kém. Nếu bạn sử dụng máy in với mục đích in ấn thông thường như in tài liệu, hình ảnh, văn bản,… để tham khảo, lưu trữ hay phục vụ công việc, bạn không cần một chiếc máy in quá to.
Nếu mục đích sử dụng máy in của bạn là để in ảnh, dòng máy in Photo Printer là dành cho bạn. Dòng máy này có đặc biệt kích thước nhỏ gọn, dễ dàng di chuyển và có thể mang theo bên mình khi cần.
Còn nếu bạn sử dụng máy in cho các tác vụ văn phòng từ cơ bản cho đến chuyên nghiệp (copy, in màu, scan, fax,…), bạn có thể cân nhắc sử dụng một chiếc máy in đa năng.
4.3 Kích thước máy in
Trước khi mua máy in, bạn cần phải đảm bảo kích thước máy sẽ không làm phiền đến không gian làm việc của bạn. Việc này cũng ảnh hưởng đến quá trình lau dọn, vệ sinh hay bảo dưỡng máy định kỳ.
4.4 Công suất máy in
Công suất máy in văn phòng còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau:
- Chất lượng in
Chất lượng đầu ra cho từng ấn phẩm in là khác nhau với từng dòng máy in. Để đảm bảo chất lượng được tốt nhất, bạn phải lựa chọn đúng dòng máy cho từng loại tài liệu in ấn riêng (văn bản, hình ảnh, đồ họa,…).
- Tốc độ in
Công nghệ in phần nào sẽ ảnh hưởng đến tốc độ in từ khi bạn nhấn nút “In” cho đến khi bạn nhận được thành phẩm. Tốc độ in cũng còn phụ thuộc số lượng tài liệu bạn cần in.
- Lượng tài liệu cần in
Nếu đa phần bạn chỉ cần in các tài liệu với độ dài 2-3 trang, bạn sẽ không cần quá bận tâm đến tốc độ in. Nhưng với tài liệu 100 trang, đây lại là một vấn đề khác.
4.5 Mức giá máy in
Bạn phải xem xét chi phí tổng cộng cần bỏ ra cho một chiếc máy in, từ công nghệ chúng sử dụng, hiệu suất đầu ra cho tới các loại mực và nguyên vật liệu thích hợp để cho ra lò một ấn phẩm. Giá của một chiếc máy in nhìn chung không quá cao, nhưng đừng để các khoản chi xung quanh làm phồng to hầu bao của bạn.
