Đối mặt với thách thức quản lý và giao việc cho nhân viên, hiện đã có những công cụ quản lý giúp tổ chức công việc hiệu quả để tăng cường hiệu suất làm việc.
Trong bài viết này, Ungdungso sẽ giới thiệu top 5 phần mềm giao việc tối ưu hiệu quả trên thị trường nổi bật nhất 2024.
1. Top 5 Phần mềm giao việc nổi bật tốt nhất 2024
1.1 Asana – Quản lý giao việc hiệu quả
Asana là phần mềm cung cấp công cụ quản lý dự án và công việc trực tuyến, giúp tổ chức theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. Đặc biệt, là tính năng phân công task, lập kế hoạch giao việc.
Tính năng chính:
- Theo dõi tiến độ công việc, dự án nắm bắt trạng thái chi tiết, linh hoạt.
- Cung cấp các lựa chọn như: tạo, lên lịch, phân công ở nhiều định dạng khác nhau.
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
- Tích hợp với nhiều ứng dụng lưu trữ, thiết kế biểu đồ như Google Drive, Slack…
- Cho phép thiết lập quyền bảo mật và hạn chế quyền truy cập vào các dự án quan trọng.
Hạn chế:
- Tuy có phiên bản miễn phí nhưng giới hạn sử dụng với tối đa 15 thành viên.
- Không hỗ trợ phiên bản Tiếng Việt.
- Chủ yếu sử dụng cho công việc nội bộ, ít hỗ trợ làm việc với khách hàng, đối tác.
Giá: Bắt đầu từ $10.99/tháng.
1.2 CoDX Task – Phần mềm giao việc hàng đầu
CoDX Task là một phần mềm giao việc tập trung vào việc tổ chức cũng như theo dõi các nhiệm vụ của dự án. Với giao diện dễ sử dụng, CoDX Task cho phép người dùng tạo ra các danh sách công việc, lên lịch cũng như phân công công việc một cách hiệu quả.
Tính năng chính:
- Theo dõi tiến độ công việc nắm bắt tình hình một cách linh hoạt.
- Quản lý và dễ dàng tạo, sắp xếp công việc.
- Tích hợp công cụ hợp tác nhóm để tăng cường hiệu suất làm việc.
Ưu điểm:
- Giao diện thiết kế thân thiện, dễ dàng thao tác cho bất kì lĩnh vực, ngành nghề.
- Có thể tùy chỉnh dựa theo các yêu cầu, quy mô tổ chức của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ trên nhiều nền tảng, nhiều hệ điều hành khác nhau.
Hạn chế: Giá cả cao hơn so với một số phần mềm cạnh tranh.
Giá: Từ 499.000 VNĐ/tháng.
1.3 Trello – Phần mềm giao việc dựa trên thẻ kanban
Trello là một phần mềm giao việc dựa trên thẻ kanban giúp làm việc từ xa, dễ sử dụng giúp tổ chức dễ dàng giao việc, quản lý công việc trực tuyến của họ một cách tối ưu.
Tính năng chính:
- Quản lý các công việc dựa trên thẻ.
- Lập kế hoạch dự án, sắp xếp thẻ theo từng giai đoạn công việc.
- Tạo và chia sẻ bảng làm việc để tăng cường sự hợp tác trong nhóm.
Ưu điểm:
- Giao diện sắp xếp khoa học, dễ theo dõi.
- Đồng bộ trên nhiều thiết bị khác nhau.
- Cho phép người dùng thiết lập quyền bảo mật, hạn chế quyền truy cập vào các dự án quan trọng.
Hạn chế:
- Không có tính năng nhắn tin trực tiếp giữa các thành viên trong nhóm với nhau.
- Không phân cấp thành viên quản trị, nên rất khó để quản lý thông tin.
Giá: Miễn phí.
1.4 ClickUp – Nền tảng giao việc đa năng
ClickUp cung cấp các tính năng như lập kế hoạch, theo dõi thời hạn, tổ chức công việc theo nhiều cấp độ khác nhau. Tích hợp các công cụ phân tích và báo cáo giúp người dùng quản lý dự án hiệu quả, đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc.
Tính năng chính:
- Cung cấp công cụ linh hoạt để lập kế hoạch, tổ chức công việc.
- Cung cấp công cụ phân tích và báo cáo để đánh giá hiệu suất tiến độ của dự án.
- Theo dõi các thời hạn, tiến độ công việc bằng các tính năng như thông báo tự động.
Ưu điểm:
- Giao diện đẹp mắt với kho tàng template sẵn phù hợp cho mọi lĩnh vực khác nhau.
- Đa dạng tính năng phục vụ nhu cầu quản lý công việc.
- Tích hợp các công cụ phân tích, báo cáo.
Hạn chế:
- Khó sử dụng so với người dùng mới, sẽ cảm thấy rối mắt vì quá nhiều tính năng.
- Hoạt động chưa tốt trên thiết bị di động.
- Chưa tích hợp giao diện tiếng Việt.
Giá:
- Gói Free Forever: Đây là gói miễn phí, cung cấp bộ nhớ 100MB, Task không giới hạn, cùng một số tính năng cơ bản tiện ích khác.
- Gói Unlimited: Với chi phí 113.250 VNĐ/người/năm thì bạn sẽ có được Dashboard không giới hạn và có quyền truy cập cho khách.
1.5 Microsoft To Do – Phần mềm giao việc đơn giản
Với tính năng tích hợp tốt với hệ sinh thái Microsoft, Microsoft To Do cung cấp các tính năng tạo danh sách công việc, thiết lập nhắc nhở, chia sẻ công việc với đồng nghiệp. Điều này làm cho Microsoft To Do trở thành sự lựa hữu ích cho một phần mềm giao việc.
Tính năng chính:
- Lập kế hoạch, quản lý công việc và nhắc nhở hằng ngày.
- Đồng bộ trên nhiều thiết bị khác nhau.
- Cho phép người dùng tự động đồng bộ hóa các nhiệm vụ từ email đến lịch làm việc.
Ưu điểm:
- Tích hợp tốt với hệ sinh thái Microsoft, cho phép truy cập dễ dàng từ các thiết bị và ứng dụng của Microsoft.
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp cho cả người dùng mới.
Hạn chế:
- Thiếu các tính năng phức tạp so với các phần mềm khác.
- Không cung cấp các tính năng phân tích, báo cáo chi tiết.
Giá: Miễn phí.
2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc
2.1 Hệ thống lưu trữ khoa học
- Một trong những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm giao việc cho doanh nghiệp là cần có hệ thống lưu trữ dữ liệu khoa học tự động, bao gồm thông tin về nhân sự, kinh doanh, sản phẩm, và dòng tiền.
- Tính năng tìm kiếm, lọc thông minh giúp người dùng dễ dàng truy cập, cũng như tìm kiếm một cách nhanh chóng.
2.2 Quản lý nghiệp vụ hiệu quả
- Phần mềm giao việc cần tích hợp các tính năng quản lý công việc, dự án, nhân sự để giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Tính năng tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian để tăng hiệu suất làm việc.
2.3 Hỗ trợ tương tác và kết nối
- Hỗ trợ các phương tiện tương tác như chat để kết nối giữa các thành viên.
- Bảo mật thông tin dữ liệu là yếu tố quan trọng không thể thiếu khi chọn phần mềm giao việc để đảm bảo tính an toàn, độ tin cậy cho người dùng.
2.4 Linh hoạt đa nền tảng
- Lựa chọn phần mềm có khả năng hỗ trợ trên nhiều thiết bị, hệ điều hành khác nhau, bao gồm máy tính, máy tính bảng, và điện thoại di động.
- Khả năng truy cập từ xa giúp người dùng dễ dàng làm việc từ bất kỳ đâu, tăng cường tính linh hoạt.
3. Tìm hiểu thêm về phần mềm giao việc cho nhân viên
3.1 Phần mềm giao việc là gì?
Phần mềm giao việc là một ứng dụng hoặc công cụ được thiết kế để quản lý các nhiệm vụ, công việc trong một tổ chức hoặc nhóm làm việc.
Đây thường là các nền tảng số hoá giúp cải thiện quá trình giao việc, theo dõi tiến độ. Phần mềm này không chỉ giúp tăng cường sự tổ chức mà còn đảm bảo mọi người trong nhóm làm việc hợp nhất và hiệu quả.
3.2 Vai trò
Phần mềm giao việc mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các doanh nghiệp, giúp cải thiện quản lý, tăng cường hiệu suất làm việc nâng cao sự hợp tác trong tổ chức. Dưới đây là một số vai trò:
- Tăng cường sự quản lý công việc: Phần mềm giao việc giúp doanh nghiệp tổ chức công việc một cách có hệ thống, giảm thiểu sự mất mát thông tin. Việc có thể tạo, gán, và theo dõi các nhiệm vụ một cách hiệu quả giúp cho công việc được thực hiện đúng hạn.
- Tối ưu hóa quá trình làm việc: Cung cấp công cụ để phân tích, tối ưu hóa quá trình làm việc của doanh nghiệp. Bằng cách theo dõi tiến độ, xác định các bước công việc. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu suất, quản lý cụ thể thời gian cần thiết cho các công việc.
- Tăng cường tính nhất quán và linh hoạt: Phần mềm giao việc giúp đảm bảo tính nhất quán trong việc quản lý, thực hiện các công việc. Các nhóm làm việc có thể dễ dàng truy cập, cập nhật thông tin, tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt.
- Nâng cao khả năng quản lý dự án: Với khả năng gán định kỳ, theo dõi tiến độ, giúp doanh nghiệp quản lý dự án một cách hiệu quả. Các nhà quản lý có thể dễ dàng xác định nguy cơ, giải quyết vấn đề và đưa ra các quyết định dựa trên thông tin thời gian thực.
- Tăng cường hợp tác trong nhóm: Cung cấp các tính năng hỗ trợ hợp tác nhóm như chia sẻ tài liệu, gửi thông báo, và phản hồi trực tuyến. Điều này giúp tạo điều kiện cho việc làm việc nhóm hiệu quả, tăng cường sự liên kết giữa các thành viên.
3.3 Lợi ích khi sử dụng phần mềm giao việc
Sử dụng phần mềm giao việc mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quản lý dự án, công việc:
- Tăng hiệu suất làm việc: Phần mềm giao việc giúp tổ chức công việc một cách có hệ thống. Việc phân chia nhiệm vụ, theo dõi tiến độ giúp mọi người hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.
- Quản lý thời gian hiệu quả: Giúp theo dõi tiến độ công việc và đặt ra thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ, giúp quản lý thời gian khoa học.
- Tăng tính tổ chức: Tính năng lưu trữ, quản lý công việc giúp tổ chức thuận tiện trong công việc hàng ngày. Việc sắp xếp công việc theo đúng thứ tự ưu tiên giúp tiết kiệm thời gian.
- Tăng khả năng theo dõi: Phần mềm giao việc giúp theo dõi tiến trình công việc và đảm bảo rằng không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
- Tăng khả năng hợp tác: Phần mềm cung cấp tính năng chia sẻ, phản hồi từ đó tạo điều kiện cho sự giao tiếp trong nhóm làm việc.
Phần mềm giao việc không chỉ là một công cụ hữu ích để tổ chức, quản lý công việc mà còn là một phần không thể thiếu của một tổ chức hay doanh nghiệp hiện đại. Mong rằng bài toán giao việc này của bạn sẽ tìm được một “lời giải 4.0” chính xác nhất.
